选择合适的发票软件：澳大利亚企业比较指南
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如果您在澳大利亚经营一家小型或中型企业，您就会知道开具发票会耗费您多少时间。每周您都要制作账单、追讨逾期付款，并确保您的消费税和 ABN 详情符合 ATO 的要求。在分秒必争的情况下，所有这些行政工作都可能会拖慢业务增长，使您远离客户或新机遇。
发票软件可以处理这些常规任务。您无需反复输入相同的客户信息或细列项目，只需填写一次模板，剩下的就交给系统处理。它可以应用消费税税率，自动查找 ABN，附加您的品牌，并在几秒钟内发送精美的 PDF。付款逾期时，系统会自动提醒客户，无需您动一根手指。内置的仪表板可让您轻松查看欠款人和欠款时间。
好的发票工具可以加快开票速度，加强现金流和客户关系。您将减少错误，留下更好的印象，并通过减少逾期付款将更多资金存入银行。本指南将解释为什么发票软件很重要、您需要哪些功能以及六大平台的比较，以便您选择适合自己工作流程和预算的软件。
发票软件为何重要
在电子表格或电子邮件线程中运行发票感觉很熟悉，但它也有真正的缺点：
- 耗费时间
在每张发票上复制客户地址和产品详细信息需要花费几分钟时间。如果您每月开具 50 张发票，那么花在数据录入上的时间就超过了计费工作。 - 人为错误
手动添加消费税、错误输入 ABN 或日期，或忘记应用折扣条款，都会导致付款延迟和审计问题。 - 品牌不统一
发送纯文本或普通 PDF 文件会让您的企业看起来很业余。带有您的徽标和颜色的定制模板可以建立信任。 - 追踪付款
如果没有自动提醒功能，您或您的团队就必须跟踪到期日期，并通过电子邮件或电话进行跟进。这占用了面对客户的时间。 - 现金流可视性差
电子表格可以显示总额，但不能实时更新。您需要立即知道还欠多少钱以及何时到期，以便计划支出。 - 扩大痛苦
随着业务的增长，仅仅增加处理发票的员工并不能从根本上解决问题。您仍然依赖于人工流程，并有可能出现更多错误。
发票软件可将这些痛点转化为收益：
- 节省时间
无需再为每张发票键入相同的客户详细信息或细列项目。一个好的系统可以从客户数据库和产品或服务清单中提取信息。 - 提高准确性
自动计算消费税、验证 ABN 和加盖日期戳记可减少错误和审计风险。 - 提升专业性
品牌模板和精美 PDF 给人留下深刻的第一印象。 - 管理现金流
内置报告和仪表板可显示未付发票和应收账款账龄，一目了然。 - 轻松扩展
随着发票数量的增加，软件可处理额外的工作量，无需雇用更多的管理人员。
需要关注的主要功能
在评估发票软件时，请确保它涵盖了澳大利亚企业的这些基本要素：
- 本地税务和合规支持
寻找能够自动计算税款、根据注册表验证 ABN 并以符合 ATO 格式导出 BAS 数据的 GST 感知计费系统。这样可以降低审计风险，并在季度末节省人工工作。 - 可定制模板
您应该能够添加自己的徽标、品牌颜色、自定义付款条款以及行业所需的任何法律文本。整洁、一致的布局会给人留下深刻印象，并减少客户的询问。 - 自动跟进
系统应按照您定义的时间表发送提醒邮件（或短信），例如，在到期前 5 天、到期日和到期后 7 天再次发送。这样就能保持稳定的现金流，而无需付出额外的努力。 - 多种付款方式
与信用卡处理商（Stripe、PayPal）、直接银行转账（PayTo）、Afterpay 甚至 "现买现付 "服务集成，让客户选择最便捷的支付方式。更快的支付速度意味着更少的麻烦。 - 报告和仪表板
仪表盘应显示未付金额、应收账款账龄和现金流预测。可按客户、日期范围或发票状态进行钻取过滤，以便快速发现问题。 - 客户自助服务门户
为客户提供一个安全的在线查看和支付发票的地方，减少了电子邮件附件和 PDF 版本。他们可以登录、下载报表并查看付款历史。 - 移动访问
完善的应用程序或移动优化网站可让您随时随地创建发票、用相机扫描支出收据以及查看欠款人。 - 会计平台集成
与 Xero、MYOB 或 QuickBooks 同步意味着发票和付款双向流动。由于无需导出 CSV 或重新键入交易，因此可以更快地结账。 - 银行馈送或 POS 集成
将银行交易或销售点数据提取到同一工具中，可简化对账和费用跟踪。您只需在一个地方登录即可。 - 灵活定价
查看按用户、按发票或模块定价模式。有些平台提供免费层级或即用即付附加功能。确保成本不会随着发票数量的增长而急剧上升。
有了这些功能，您就可以选择一个每周都能节省时间、减少错误并让您对现金流充满信心的平台。接下来，您将看到六种领先工具的优势、劣势和最合适的方案。
比较六种顶级发票软件
1.Xero
最适合成熟的小型企业和快速成长的团队。
优势一键式 BAS 报告、实时银行信息反馈、工资单插件、广泛的应用程序生态系统。
缺点：一旦添加薪资或多币种功能，成本就会增加。
2.MYOB 商务
最适合已使用 MYOB 进行薪资管理或销售点管理系统的企业。
优势本地支持、ABN 查询、内置工资单。
缺点：界面感觉过时，定制选项少于 Xero。
3.QuickBooks 在线
最适合需要简单发票和记账的个体经营者和初创企业。
优势：易于设置、BAS 导出、内置里程和时间跟踪。
缺点：高级报告被锁定在较高的计划中。
4.Zoho 发票
最适合预算有限的自由职业者和微型企业。
优势多达五个客户的免费层级、低附加费、与 Zoho CRM 绑定。
缺点：通过手动步骤或第三方导出 BAS。
5.FreshBooks
最适合需要在开具发票的同时追踪时间的服务团队。
优势：内置计时器、费用捕捉、项目协作。
缺点：只能通过导出 BAS，本地集成较少。
6.商务易应用程序
最适合需要模块化、免费启动应用程序的微型企业和个体经营者。
优势：专业发票开具、银行进账、支出、STP 工资单、BAS 和损益报告，无锁定合同
缺点没有自动提醒功能，没有多币种功能，没有与 Xero 或 MYOB 集成。
真实场景
- 咨询公司（5 人）
需要项目计费、时间跟踪和 BAS 自动化。选择FreshBooks 用于计时，Xero 用于全面核算。 - 零售批发商
发票量大、多币种、集成 POS。选择：Xero 或 MYOB Business。 - 自由职业者/个体经营者
开票量小、预算紧张、基本消费税。选择：Zoho Invoice 免费级别，随着客户数量增加而升级。 - 快速成长的初创企业
需要工资单、投资者报告、ATO 合规性。选择：Xero 有深度，QuickBooks 适合精干团队。 - 微型企业主/副业
刚刚起步，希望将成本控制在零，同时还能处理发票、简单的 BAS 和费用跟踪。选择EasyBusiness App 的免费发票模块、内置银行进账和即用即付插件，让您只需支付所需费用。
如何做出最终决定
选择发票软件不仅仅是选择一个你喜欢的徽标。下面的步骤将帮助您根据团队和预算选择合适的工具：
- 列出您的必备物品
- 召集团队成员，绘制当前工作流程图。记下您要替换的每个人工步骤--消费税计算、ABN 查询、提醒邮件、银行对账。
- 根据影响和痛苦程度对功能进行排序。例如，如果您每周都要花费数小时追讨付款，那么自动跟进功能就应该排在您的首位。
- 地图功能、集成和预算限制
- 创建一个简单的矩阵，列出您必须具备和希望具备的功能。
- 在一个轴上，列出平台。另一轴是清单功能，如 BAS 报告、移动应用程序、客户门户、庭审提醒和银行进账同步。
- 在每个平台上添加您的价格上限。这样，你就可以排除那些只能在你负担不起的计划中解锁关键功能的选项。
- 先试后买
- 在您最喜欢的两三个平台上注册 14 天或 30 天试用期。
- 端到端运行真实发票开具流程。创建账单草稿、适用消费税、发送测试发票、触发提醒周期并核对一次付款。
- 记下你遇到的障碍--功能缺失、用户界面混乱或 ABN 查找失败。如果试用版不能让你测试某个关键领域（如 BAS 导出），那就排除它。
- 检查支持
- 寻找设在澳大利亚的服务台或会计合作伙伴网络。当您在提交前的最后一小时需要 BAS 报告时，您需要的是一个可以打电话联系的团队，而不是一个离岸电子邮件队列。
- 扫描用户论坛和评论，了解有关响应时间、当地税务专业知识和移动应用程序错误的真实反馈。
- 增长计划
- 估算一下未来 12 到 18 个月的发票数量。是增加一倍、两倍还是持平？
- 检查定价层级跳转和额外费用。有些平台按用户收费，有些则按发票或模块收费。选择一个能让您保持稳定增长的平台。
- 如果您希望在计费之外实现自动化，例如与 CRM 或 ERP 连接，请考虑 API 访问或第三方集成。
做好这些准备工作意味着您所选择的平台将符合当前的需求和未来的目标，从而为您省去麻烦、时间和意想不到的升级成本。
Lessn 如何为 Xero 和 MYOB 增效
发票软件让您的账单井然有序。Lessn 更进一步，实现了整个付款流程的自动化--不再需要 ABA 文件、纸质审批和手工日记账。具体操作如下
- 几分钟内完成连接
通过安全的 OAuth 握手将 Lessn 与 Xero 或 MYOB 相连。无需 IT 票或开发人员时间。 - 即时账单导入
Xero 或 MYOB 中的任何草拟发票都会在瞬间显示在你的 Lessn 面板上。无需导出 CSV 或手动上传，只需实时数据流。 - 一键支付
选择发票，选择付款方式（银行卡或银行），然后点击 "安排付款"。剩下的工作，从向供应商发送汇款通知到排队交易，都由 Lessn 处理。 - 自动对账
付款结清后，Lessn会自动在Xero或MYOB中将发票标记为已付款。它过账汇款单，并核算任何商户费用--无需手工日记账或暂记账户。 - 实时现金流视图
您的团队可以在 Xero 或 MYOB 中看到即将支付的款项、已结算的账单和剩余的银行卡余额。这意味着在工资或房租到期时，可以更好地进行预测，减少意外情况的发生。
通过将支付直接嵌入会计平台，Lessn将单独的账单和支付工具转变为一个无缝流程。您可以将更少的时间用于行政管理，将更多的时间用于战略财务--优化现金流、与供应商谈判以及发展业务。
将所有内容整合在一起
选择合适的发票软件为顺利开票和强大的现金流管理奠定了基础。无论您选择 Xero、MYOB、QuickBooks、Zoho Invoice、FreshBooks 还是 EasyBusiness App，都要确保它涵盖了您必须具备的功能，并能与您共同成长。
然后添加 Lessn，实现自动付款，消除人工对账，实时查看资金流出情况--所有这一切都无需离开会计平台。有了这些工具，您的团队就不必再为数据录入和延迟付款而头疼，从而可以专注于战略、客户关系和下一阶段的发展。
关于为澳大利亚企业选择合适发票软件的常见问题
发票软件消除了复制客户详细信息或手工计算消费税等重复性手工任务。与电子表格或电子邮件相比，它能自动应用税率，以您的品牌格式开具发票，甚至发送提醒，为您节省时间，减少人为错误的机会。
您需要消费税开票、ABN 验证、自动付款提醒、自定义品牌以及符合 ATO 标准的 BAS 导出。如果该工具能与 Xero、MYOB 或 QuickBooks 等平台集成，并支持 Stripe 或 PayTo 等灵活的付款方式，还能获得加分。
通过更快地发送发票、自动跟进以及为客户提供多种付款方式，发票软件可以帮助您按时（有时甚至更快）获得付款。实时仪表板还能清晰显示未付款情况，帮助您更有信心地规划现金流。
如果您刚刚起步，EasyBusiness App是您的理想选择。它提供免费的发票开具模块、内置 BAS 和损益报告以及即用即付功能，因此您只需为您使用的功能付费，无需锁定合同或复杂的设置。
是的。随着发票数量的增加，Xero、MYOB 或QuickBooks Online等工具无需额外的管理人员即可处理工作量。它们能与会计系统同步，支持工资单，并自动报税，使发展更顺利，压力更小。