将发票上传到 Xero 和 MYOB

2025 年 3 月 28 日
发票
发票机器人
在LESSN软件中调用详细信息

将发票上传到 Xero 和 MYOB 这两款流行的记账软件可能既费时又容易出错。不过，有一套现代工具可以为您节省时间、金钱和潜在问题。

发票通常通过以下方式开具和接收：

  1. 手工开具发票：许多企业仍在使用手工方法，如在 Word 或 Excel 中创建发票，然后通过电子邮件或邮局发送。

  2. 电子发票：澳大利亚于 2019 年采用了Peppol 框架，该框架为电子发票提供了标准化格式。这种方法因其效率高、符合澳大利亚税务局（ATO）的指导方针而越来越受欢迎，并使会计系统能够直接从一家企业向另一家企业开具发票

  3. 会计软件：Xero 和 MYOB 等平台广泛用于生成、发送和管理发票。这些开票软件解决方案可实现开票流程自动化，确保准确性并节省时间。如果您和您的业务伙伴使用的是同一个平台，您可以随时整合两个系统，让发票从一个企业直接传送到另一个企业。即使您使用的是不同的系统，也可以使用自动化选项（有些是免费的）来减少成本、时间和错误。

所有企业都处于价值链的两端，既是供应商又是客户。在这篇文章中，我们将为您分析作为开具发票的供应商和接收发票的客户改进发票自动化的各种方法，从而为您和您的供应链合作伙伴节省时间、金钱、错误，以及最重要的关系！

 

如果您赶时间，可使用目录查找您最想解决的问题。表格分为开具发票和接收发票两部分，并按最常用的平台 MYOB 和 Xero 进行了分类。

目录

 开具发票

大多数企业都能使用会计软件生成发票。发票生成后，要么

  1. 打印并张贴
  2. 转换成 PDF 格式并通过电子邮件发送
  3. 直接输入客户的会计系统

其中，打印和电子邮件发送速度最慢、成本最高、最容易出错，而直接发送到客户的会计系统中则最快、最便宜、最不容易出错。

您应努力将所有发票直接开到客户的会计系统中。这样，您就可以在开票过程中节省时间和金钱，并更快地获得付款。

打印和张贴

Xero：

  • 导航到要打印的发票。
  • 点击 "打印 PDF "生成 PDF 版本。
  • 打开 PDF 文件，使用打印机打印。

MYOB：

  • 转到 "销售 "部分并选择发票。
  • 使用 "打印/电子邮件销售 "选项直接打印或保存为 PDF 格式以便打印。

转换为 PDF 文件并通过电子邮件发送

Xero：

  • 创建发票后，点击 "批准"，然后点击 "电子邮件"。
  • 附上 PDF 格式的发票或以在线链接的形式发送。
  • 更多详情请点击此处

MYOB：

  • 创建发票，然后从 "共享 "菜单中选择 "通过电子邮件发送发票"。
  • 附上 PDF 格式的发票或发送在线发票链接。
  • 更多详情请点击此处

直接发送到客户的会计系统 - Peppol 电子发票

Xero：

  • 利用Peppol 电子发票网络将发票直接发送到客户的会计系统。这可确保安全高效的交付。要进行设置，请查看此 Xero 电子发票指南。

MYOB：

  • MYOB 支持在线发票，您可以向客户发送一个独特的发票链接。如果客户使用 MYOB，他们可以使用此处的链接将发票直接集成到他们的系统中。

直接集成

Xero

Xero 网络密钥 是分配给每个 Xero 组织的唯一标识符。它旨在简化使用 Xero 的企业之间共享和接收发票和账单的流程。可以将其视为您的企业在 Xero 生态系统中的 "电子邮件地址"，它可以帮助 Xero 识别您的组织，并将发票和账单直接发送到您的账户。

如何使用
  1. 共享网络密钥

    • 当您与供应商或客户（他们也使用 Xero）共享您的 Xero 网络密钥时，他们可以将该密钥保存在他们的 Xero 帐户中贵组织的联系人信息中。

  2. 发送发票和账单：

    • 一旦您的密钥存储在他们的系统中，他们就可以直接向您的 Xero 账户发送发票或账单，而无需通过电子邮件发送或邮寄。

    • 这些发票或账单将自动作为草稿账单出现在您的 Xero 账户中，随时供您审核、批准或编辑。

使用 Xero 网络密钥和 Xero-to-Xero 功能可以节省大量的时间和精力，非常适合与其他 Xero 用户密切合作的企业。

要查找和共享您的 Xero 网络密钥，请按照以下步骤操作：

查找您的 Xero 网络密钥
  1. 登录您的 Xero 帐户。
  2. 点击左上角的机构名称，然后选择 "设置"。
  3. 在功能部分，单击Xero to Xero。
  4. 在 "您的 Xero 网络密钥"旁边，单击 "复制"将密钥复制到剪贴板。
共享您的 Xero 网络密钥

  • 复制密钥后，将其与同样使用 Xero 的供应商或客户共享。他们可以在自己的 Xero 账户中为您添加联系人记录。

  • 共享此密钥可让他们将发票或账单直接发送到您的 Xero 账户，在那里它们将显示为草稿账单供您审核。

与 MYOB 直接集成

MYOB 没有与 Xero 的网络密钥完全相同的功能。不过，MYOB 提供了无缝共享和集成发票的工具，例如

  • 在线发票：MYOB 允许您发送带有独特链接的发票，客户可以在线访问这些链接。如果客户也使用 MYOB，他们可以将发票直接集成到他们的系统中。

  • 自动供应商集成：MYOB 与供应商合作，自动将发票上传到您的账户，并预先填写交易详情。

  • 电子邮件上传：供应商可以通过电子邮件将发票直接发送到您的 MYOB 账户，简化了流程。

接收和上传电子发票

大多数企业收到的发票要么是

  1. 在帖子中
  2. 以 PDF 格式通过电子邮件发送
  3. 作为网络链接
  4. 直接输入其会计系统

其中，通过邮局和电子邮件接收的速度最慢、成本最高、最容易出错，而直接在会计系统中接收的速度最快、成本最低、最不容易出错。

您应努力将所有发票直接接收到您的会计系统中。这样，您就可以在接收和上传过程中节省时间和金钱。

通过邮报

如果您通过邮寄方式收到发票，您应该给供应商发邮件，要求他们停止这种神秘的做法，改用以下方法之一，即给您发 PDF 格式的电子邮件，或者最好使用直接连接方法。下面是一个模板：

尊敬的供应商

为了更快、更完整地向您付款，请使用现代开票方式，通过电子邮件向我们发送 PDF 格式的发票，或者直接向我们的会计系统开具发票。我们使用 Xero/MYOB，以下是我们的集成密钥 64537389.xero.com

致敬

客户

通过电子邮件以 PDF 格式发送

Xero 电子邮件集成

通过电子邮件将发票直接转发至 Xero，以创建附带 PDF 文件的账单草稿。将账单通过电子邮件发送到贵组织的唯一电子邮件地址，以生成账单草稿。

账单必须是电子邮件附件，不得嵌入电子邮件正文。不接受 HTML 账单和电子邮件正文中的电子发票。Xero 将自动生成电子邮件账单并将其附加到账单草稿中。

您可以将大多数标准文件类型上传到 Xero，但可执行文件、音频或视频文件除外。每封邮件的最大容量为 25MB。接受的文件类型包括

PDFXLSXODS
DOCPPTTXT
DOCXPPTXRTF
超文本标记语言ODTJPEG
XLSODP巴新

您可以在 "采购 "概览页面的任何状态选项卡上找到 Xero 账单电子邮件地址。

  1. 在业务菜单中选择要支付的账单。

  2. 在页面顶部，单击自动账单输入。

  3. 单击 "复制"，复制您的唯一账单电子邮件地址。

  4. (可选）将电子邮件地址保存到电子邮件程序的地址簿中。

将账单通过电子邮件发送给您的组织

复制好 Xero 账单电子邮件地址后，将收到的供应商账单转发给 Xero。

  1. 通过电子邮件程序将账单发送到您的 Xero 账单电子邮件地址。

系统集成

Hubdoc 

Hubdoc 是一个流行的平台，可自动扫描和上传发票，减少人工输入。Hubdoc 与 Xero 无缝集成，简化了文档管理和数据录入。下面是它的工作原理：

  1. 文件上传：

    • 您可以通过电子邮件、移动应用程序或扫描仪将账单、收据和发票上传到 Hubdoc。

    • Hubdoc 可提取供应商名称、日期、金额和发票号码等关键数据。

  2. 数据提取：

    • Hubdoc 使用 OCR（光学字符识别）技术从上传的文件中提取重要信息。

    • 它可在 Xero 中创建草稿交易，如发票、账单或支出交易。

  3. 发布到 Xero：

    • 提取数据后，您就可以查看并将文档发布到 Xero。

    • Hubdoc 会将原始文件附加到 Xero 中的交易中，以便于参考。

  4. 自动化：
    • Hubdoc 可以自动执行经常性流程，例如处理固定供应商的账单。
    • 它减少了人工数据输入，将错误降到最低。
  5. 云存储：
    • 文件安全地存储在云中，无需实物副本。
    • 您可以使用标签和文件夹来组织文件，以便于访问。

有关 Hubdoc 与 Xero 集成的更多详情，请点击此处或此处。 

文件 AI - 先前为 BlueSheets

File AI 提供与 Xero 的无缝集成，旨在自动处理财务数据并提高簿记效率。以下是集成的一些主要功能：

  1. 双向整合：
    • File AI 提供与 Xero 的双向集成，让用户可以毫不费力地在两个平台之间同步数据。
  2. 自动数据处理：
    • File AI 使用智能文档处理 (IDP) 技术从上传的文档中提取财务数据并进行分类。然后将这些数据直接导出到 Xero。
  3. 灵活的文档导出：
    • 用户可将文档导出为单个标题值、多个细列项目，或将其拆分成多个账单或发票，以满足不同的业务需求。
  4. 误差调整：
    • 文件 AI 可自动调整四舍五入误差，确保财务记录准确一致。
  5. 易于设置：
    • 将 File AI 连接到 Xero 非常简单，只需点击几下即可。连接后，File AI 即可访问您的 Xero 设置，实现财务数据的自动流动。

对于希望简化记账流程、减少人工数据输入的企业来说，文件 AI 尤其有益。您可以在这里或这里了解有关 Bluesheets 及其与 Xero 集成的更多信息。


MYOB：

上传电子邮件

供应商可以通过电子邮件将发票直接发送到您的 MYOB 账户，从而简化了流程。

供应商可以使用 "托盘内"功能将发票通过电子邮件直接发送到您的 MYOB 账户。具体操作如下

  1. 唯一电子邮件地址：

    • 每个 MYOB 账户都有一个唯一的 "收件箱 "电子邮件地址。您可以在 MYOB 账户设置中的 "In Tray "部分找到该地址。

  2. 供应商设置：

    • 与供应商共享您唯一的 In Tray 电子邮件地址。他们可以将发票作为附件（PDF、JPG 或 PNG）发送到该电子邮件。

  3. 自动上传：

    • 发票通过电子邮件发送后，会自动上传到您的 MYOB In Tray。系统会提取供应商名称、日期和金额等关键细节。

  4. 创建交易：

    • 在 "输入托盘 "中，您可以创建账单或将上传的发票与现有交易链接起来。MYOB 会预先填写详细信息，从而减少手动数据输入。

 您可以在此了解更多有关使用 MYOB 自动生成供应商发票的信息。

Hubdoc 和文件 AI

MYOB 可与上述 Hubdoc 和 File AI 协同工作

直接向会计系统收款

Xero

直接向您的 Xero 帐户接收发票的最佳方法是与他们共享您的 Xero 网络密钥。

请参阅上文有关如何操作的部分。

MYOB

MYOB 没有与 Xero 的网络密钥相当的功能。最好的方法是使用上述电子邮件集成、文件 AI 或 Hubdoc 方法。

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